Jak odebrać fakturę w KSeF w 5 krokach od 1 lutego 2026 r. Poradnik Ministerstwa Finansów

Od 1 lutego 2026 r. zasadą stanie się wystawianie faktur wyłącznie w formie faktur ustrukturyzowanych, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak - jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Ale do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. Jeśli natomiast nastąpiłoby przekroczenie limitu 10 000 zł – wówczas obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi począwszy od faktury którą przekroczono limit 10 000 zł.

Natomiast od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy podatnicy będą musieli odbierać faktury przy użyciu KSeF, także jeśli nie wystawiają faktur przez ten system, lecz otrzymują je od kontrahentów. Na konferencji prasowej w dniu 16 stycznia 2026 r. przedstawiciele Ministerstwa Finansów ( Marcin Łoboda - wiceminister finansów i szef KAS oraz Zbigniew Stawicki - wiceminister finansów i wiceszef KAS) podkreślili, że KSeF dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, a faktury konsumenckie – np. za telefon, prąd czy gaz – będą otrzymywane przed podatników tak jak dotychczas (czyli w formie papierowej, czy mailowej).

Ministerstwo Finansów w „Podręczniku KSeF 2.0” wskazuje, że od 1 lutego 2026 roku:
- nastąpi wdrożenie wersji obligatoryjnej systemu (KSeF 2.0),
- obowiązkowe będzie otrzymywanie faktur w KSeF dla wszystkich podatników (z wyjątkiem podmiotów, którzy otrzymują faktury w sposób uzgodniony),
- obowiązywać zacznie struktura logiczna FA(3),
- pojawi się możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem (po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru w eUrzędzie Skarbowym),
- pojawi się możliwość wykorzystywania certyfikatów KSeF do uwierzytelniania w systemie (certyfikat typu 1) oraz do wystawiania faktur w trybie OFFLINE (certyfikat typu 2).

Aby od 1 lutego 2026 r. bez problemu odbierać faktury w KSeF, warto już teraz wybrać narzędzie, z którego będziesz korzystać. Ministerstwo Finansów udostępni następujące bezpłatne rozwiązania, które umożliwiają odbieranie faktur bez konieczności zakupu dodatkowego oprogramowania:
Aplikacja Podatnika KSeF — online, dostępna na stronie ksef.podatki.gov.pl,
Aplikacja Mobilna KSeF — do pobrania na smartfon od 1 lutego,
e-mikrofirma — dostęp poprzez e-Urząd Skarbowy.

Warto wybrać jedno z tych narzędzi wcześniej, wtedy łatwiej zaczniesz korzystać z KSeF w momencie wejścia w życie tego obowiązku.

Aby rozpocząć odbieranie faktur w KSeF trzeba:
1) Wejść na stronę: ksef.podatki.gov.pl,
2) Zalogować się przy użyciu jednej z dostępnych metod:
- Profil Zaufany,
- Podpis kwalifikowany,

Można również zalogować się przez program księgowy zintegrowany z KSeF (jeśli taki posiadasz).

Faktury, które otrzymasz w systemie, możesz:
- Pobrać — np. zapisać plik w formacie PDF.
- Zachować w pamięci telefonu lub komputera.
- Wydrukować — na przykład do celów administracyjnych czy zgłoszenia pojazdu.

Wszystkie pobrane lub wydrukowane faktury będą zawierały kod oraz numer KSeF, co potwierdza ich zgodność z systemem.

Testowanie odbierania faktur przed startem KSeF. Ministerstwo Finansów informuje, że już od 15 listopada 2025 r. istnieje możliwość testowania odbierania faktur w aplikacjach testowych udostępnionych na stronie www.ksef.podatki.gov.pl. Daje to szansę na praktyczne zapoznanie się z procesem jeszcze przed rozpoczęciem obowiązków.

Poza odbieraniem faktur bezpośrednio w KSeF, istnieją także alternatywne metody uzyskania dokumentu:
1) Sprzedawca może poprzedzić fakturę „potwierdzeniem transakcji” z kodem QR jeszcze przed nadaniem numeru KSeF.
2) Po przesłaniu faktury do KSeF sprzedawca może dostarczyć Ci wizualizację faktury — np. PDF z kodem QR zawierającym numer KSeF.

Po zeskanowaniu kodu QR możesz sprawdzić, czy dana faktura została już zarejestrowana w systemie KSeF.