Jawność płac - początek zmian 24 grudnia 2025 r. Co naprawdę się zmienia teraz, co za pół roku a co jeszcze później?

W dniu 24 grudnia 2025 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), która nakłada obowiązek przekazania kandydatowi informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Jeśli w firmie obowiązuje układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania, kandydat powinien też zostać poinformowany o ich postanowieniach, które mają zastosowanie.

– Informacja o wynagrodzeniu może zostać podana w ogłoszeniu, a jeśli nie – powinna zostać przekazana najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy – podkreśla Katarzyna Krzemińska, Kierownik Biura Rachunkowego w IFIRMA.PL.
W praktyce można ją przekazać (pisemnie lub elektronicznie, z wyprzedzeniem):
- w ogłoszeniu o naborze,
- przed rozmową kwalifikacyjną – jeśli nie było ogłoszenia albo nie zawierało informacji o wynagrodzeniu,
- przed zatrudnieniem – jeśli nie podano jej wcześniej.

Tego samego dnia wejdą w życie dodatkowe zasady rekrutacji:
- neutralność płciowa ogłoszeń i nazw stanowisk,
- niedyskryminujący przebieg procesu rekrutacji,
- zakaz pytania o wcześniejsze zarobki.

Do 7 czerwca 2026 r. Polska ma wdrożyć unijną dyrektywę o przejrzystości wynagrodzeń (dyrektywa 2023/970). W praktyce oznacza to, że przejrzystość przestanie być wyłącznie tematem rekrutacji i stanie się elementem codziennego funkcjonowania firm – od zasad wynagradzania, przez dane, po raportowanie. Ekspertka IFIRMA zwraca uwagę, że część obowiązków (np. raportowanie) ma jednak odroczone terminy, a szczegóły będą zależeć od krajowej implementacji.

Nowe prawa pracowników (po wdrożeniu dyrektywy):
- Szersza definicja „wynagrodzenia" – nie tylko podstawa, ale też składniki uzupełniające i zmienne oraz świadczenia pieniężne i rzeczowe (np. premie, dodatki, benefity).
- Pracownik będzie mógł żądać informacji (na piśmie) o własnym wynagrodzeniu oraz średnich pensjach w firmie (z podziałem na płeć) dla osób na porównywalnych stanowiskach.
- Dane zbiorowe, nie indywidualne – przepisy nie wymagają ujawniania pensji poszczególnych pracowników, tylko wskaźników dla grup porównywalnych stanowisk.

Większe firmy będą musiały raportować lukę płacową (także w składnikach zmiennych) oraz dane o medianie i kwartylach wynagrodzeń. Harmonogram obowiązku raportowania zależy od wielkości firmy:
- ponad 150 pracowników: pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r.
- 100–149 pracowników: pierwszy raport do czerwca 2031 r.

Dyrektywa przewiduje raportowanie m.in.:
- luki płacowej (także w składnikach zmiennych),
- mediany luki,
- udziału kobiet i mężczyzn w kwartylach pasm płacowych,
- luki w podziale na kategorie pracowników.

Gdy luka płacowa przekroczy 5% i firma nie uzasadni jej ani nie zmniejszy w ciągu sześciu miesięcy, konieczna będzie wspólna ocena wynagrodzeń z udziałem przedstawicieli pracowników (joint pay assessment).

– Wdrażając nowe przepisy, firmy będą musiały przy okazji uporządkować fundamenty polityki wynagradzania i rekrutacji. Chodzi m.in. o zdefiniowanie kategorii porównywalnej pracy oraz bazowanie decyzji płacowych na obiektywnych kryteriach, ponieważ punkt odniesienia będą stanowić grupy pracowników wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości, a nie wyłącznie nazwy stanowisk. Firmy muszą też zadbać o dokumentację procesu, aby móc udowodnić, że informacje o wynagrodzeniu przekazano w odpowiedniej formie i terminie. To oznacza aktualizację procedur, systemów HR i sposobu archiwizacji komunikacji z kandydatami – komentuje Katarzyna Krzemińska, Kierownik Biura Rachunkowego w IFIRMA.PL.

Równolegle powstaje infrastruktura wspierająca firmy we wdrożeniu nowych wymogów. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej informuje o pracach nad narzędziem do przekazywania wskaźników raportowych za pośrednictwem systemu GUS oraz nad bezpłatnym narzędziem do wartościowania stanowisk i podręcznikiem procesowym (we współpracy z CIOP-PIB).

Wokół nowych przepisów funkcjonuje wiele uproszczeń i błędnych interpretacji. Kształtują one oczekiwania kandydatów i pracowników, a jednocześnie utrudniają firmom prawidłowe przygotowanie się do zmian.

Mit: „Informacja o wynagrodzeniu zawsze musi być w ogłoszeniu".
Fakt: Obowiązek polega na przekazaniu informacji z odpowiednim wyprzedzeniem; ogłoszenie jest jedną z możliwości, ale nie jedyną.

Mit: „Przejrzystość oznacza ujawnienie pensji wszystkich pracowników".
Fakt: Wymagane są przede wszystkim dane zbiorcze dla kategorii pracowników i prawo pracownika do uzyskania informacji o sobie, a nie publikacja indywidualnych wynagrodzeń.