Zmiany w pracy i prowadzeniu biznesu w 2026 r. - jakie najważniejsze zmiany czekają pracowników i pracodawców? Podsumowanie

Rok 2026 - przełomowy dla biznesu i pracowników, czy po prostu kolejne zmiany prawne do przyzwyczajenia?

W nadchodzącym roku rodzimy rynek pracy i biznesu czekają bardzo poważne zmiany przepisów, które przyniosą długotrwałe efekty zarówno dla pracodawców jak i pracobiorców - i to zatrudnianych na różnych podstawach. Do najważniejszych należy wejście w życie ustawy implementującej dyrektywę o jawności wynagrodzeń. Ale to nie jedyna poważna zmiana w nowym 2026 roku.

– Część z nadchodzących zmian, jak transparentność płac czy eliminowanie z rynku pracy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych bądź umów B2B, będzie miała głębszy wpływ na struktury firmowe oraz ogólne polityki dotyczące wynagrodzeń i zatrudniania nowych pracowników. Inne z kolei będą miały bardziej doraźne, ale skumulowane konsekwencje. Nadal oznacza to konieczność przygotowania się na zmiany, okres bardziej natężonej pracy, szkolenia z nowych technologii i digitalizacji dokumentów kadrowo-płacowych – twierdzi Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

Jawność wynagrodzeń

Nie ma wątpliwości – przejrzystość płac zdominuje debatę dotyczącą pracy w pierwszej połowie 2026 roku. Już od 24 grudnia wchodzą nowe przepisy dotyczące informowania o wynagrodzeniu kandydatów do pracy. W przygotowaniu są kolejne, które będą wdrażać zasady dyrektywy, dotyczące struktury wynagrodzeń w firmach oraz raportowania o różnicach płacowych.

Organizacje będą musiały się przyjrzeć swojej strukturze stanowisk i przypisanych do nich zarobków. To wywoła dyskusje na temat – uzasadnionych lub nie – różnic w wynagrodzeniach na poziomie konkretnych stanowisk i działów. Zbyt duża luka płacowa, przekraczająca 5%, będzie wymagała szczególnej uwagi i podejmowania działań mających na celu minimalizację rozbieżności.

Naliczanie stażu pracy po nowemu

Wiele osób pracowało w przeszłości na umowach zlecenia lub działalności gospodarczej, a teraz mają etat, podczas gdy ich organizacja ma wewnętrzne zasady dotyczące dodatków stażowych i nagród. Wliczenie do stażu lat przepracowanych na innych rodzajach umowy może być dla nich opłacalne. Tylko jak się do tego zabrać?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Nowe naliczanie stażu odbywa się na wniosek pracownika, a ten musi być udokumentowany. Dla działów kadr i płac oznacza to konkretną dodatkową pracę do wykonania, związaną z rozpatrywaniem wniosków praktycznie przez cały rok, bo ustawa nie wyznacza okienek czasowych, w których w danym roku zgłaszałoby się takie dokumenty. Od stycznia lub maja 2026 r. (w zależności od tego czy pracodawca należy do jednostek sektora finansów publicznych) kadry muszą ustalić zasady rozpatrywania wniosków i komunikacji z pracownikami w tym zakresie, by cały proces był możliwie efektywny i sprawny.

Sprawy zapewne nie ułatwi fakt, że w zakresie określonym szczegółowymi przepisami, dokumenty potwierdzające staż (np. w zakresie działalności gospodarczej), trzeba będzie pozyskiwać z ZUS.

B2B czy UoP?

Usługi w modelu business to business, czy po prostu umowa o pracę? W Polsce, gdzie ok. 2,5 mln osób pracuje w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej i ok. 1,5 mln na umowie zalecenia, widmo kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pod kątem prawidłowości tej formy współpracy może budzić poważne obawy. Czy czeka nas masowe przekształcanie umów? Prawdopodobnie nie, jednak w przypadku zawierania nowych umów pracodawcy będą częściej decydować się na umowy o pracę, aby uniknąć ryzyk ze strony PIP.

Dla pracownika to oznaczać ma lepszą ochronę pracy i wszelkie uprawnienia kodeksowe, natomiast dla pracodawcy – więcej zadań i obowiązków związanych z obsługą listy płac i pilnowaniem przestrzegania szczegółowych regulacji z kodeksu pracy. W wielu wypadkach firmy będą więc profesjonalizować proces payrollu, stawiając na sprawdzone oprogramowanie, automatyzujące naliczanie płac i eliminujące ludzkie pomyłki. W gąszczu regulacji prawa pracy, trzeba w pewnym stopniu postawić na automatyzację, bo ręcznie będzie trudno wszystkiego dopilnować.

Dalsza cyfryzacja dokumentów firmowych

Już od stycznia 2026 wiele firm zapozna się z terminem e-Doręczenie. Cała korespondencja urzędowa stanie się elektroniczna (zamiast np. pism poleconych dostarczanych przez pocztę). Będzie bezpłatna i błyskawiczna, niemniej dla firm często będzie oznaczać to naukę obsługi nowego systemu i nowy sposób przechowywania takiej korespondencji.

Wkrótce też wszyscy będziemy mieć częściej do czynienia z podpisami elektronicznymi kwalifikowanymi. Instytucje publiczne będą np. podpisywać nowe umowy o pracę tylko w formie elektronicznej. Każdy z nas otrzyma pakiet e-podpisów do wykorzystania za pośrednictwem profilu zaufanego, prostszych w obsłudze niż kwalifikowany podpis elektroniczny. Funkcja jest już dostępna przez aplikację mObywatel. Dla pracodawców i dla pracowników oznacza to jedno: dalsze oswajanie się z cyfryzacją, zmianę procesów związanych z obiegiem dokumentów i mniej papieru.

Źródło: Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska.