Weryfikacja urlopów - o czym warto pamiętać w styczniu? 10 obowiązków [Kadry i płace]

rozwiń >

Weryfikacja urlopów w styczniu 2026 r.

Jedno z najważniejszych zadań działu kadr i płac w styczniu 2026 r. jest weryfikacja urlopów. Pozwala na uniknięcie spiętrzenia nieobecności w okresie letnim oraz minimalizuje ryzyko prawne związane z zaległymi urlopami. Chodzi o to, by zaplanować i zachować ciągłość wykonywanych zadań. Uwzględnia się przy tym sezonowość prac i dostosowuje potrzeby pracowników do możliwości personalnych firmy.

1. Rozliczenie urlopów zaległych (z poprzedniego roku)

Zgodnie z Kodeksem pracy, urlop niewykorzystany w roku poprzednim staje się urlopem zaległym.

• Termin wykorzystania: Pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września danego roku.
• Priorytet: W pierwszej kolejności pracownicy powinni planować i wykorzystywać dni zaległe, a dopiero w drugiej kolejności urlop z bieżącej puli.
• Ryzyko: Nieudzielenie zaległego urlopu w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może skutkować nałożeniem kary przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).

2. Ustalenie wymiaru urlopu na nowy rok

Styczeń to moment na zweryfikowanie puli przysługującej każdemu pracownikowi. Należy uwzględnić:

• Staż pracy i wykształcenie: Weryfikacja, czy w nadchodzącym roku któryś z pracowników nabędzie prawo do wyższego wymiaru (przejście z 20 na 26 dni).
• Wymiar etatu: Przeliczenie puli dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy (proporcjonalnie).
• Urlopy proporcjonalne: Uwzględnienie osób, których umowy wygasają w trakcie roku.
• Weryfikacja dodatkowych urlopów dla osób z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Osoby z orzeczeniami i niepełnosprawności posiadają specyficzne przywileje wynikające z Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych:

3. Dodatkowy urlop wypoczynkowy (10 dni)

Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Nabycie prawa: Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego pracownik nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia go do jednego z tych stopni niepełnosprawności.
• Weryfikacja w styczniu: Należy sprawdzić, czy w minionym roku (2025) któryś z pracowników "odczekał" wymagany rok od wydania orzeczenia. Jeśli tak, z dniem 1 stycznia 2026 r. nabywa on prawo do pełnej puli 10 dni dodatkowych (łącznie 30 lub 36 dni urlopu).
• Zasada proporcjonalności: Dodatkowy urlop, podobnie jak kodeksowy, rozlicza się proporcjonalnie w przypadku zatrudnienia na część etatu lub ustania stosunku pracy w trakcie roku.

4. Wyłączenie prawa do dodatkowych 10 dni

Warto sprawdzić, czy pracownik nie korzysta już z innych przywilejów. Dodatkowy urlop nie przysługuje, jeżeli pracownik:

• Ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych na podstawie odrębnych przepisów (np. nauczyciele, sędziowie).
• Korzysta z urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów, chyba że ich wymiar jest niższy niż 10 dni (wtedy przysługuje różnica).

5. Płatne zwolnienie od pracy na rehabilitację (21 dni)

Osoba o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności ma prawo do płatnego zwolnienia od pracy w celu:

• Uczestnictwa w turnusie rehabilitacyjnym (raz w roku, do 21 dni kalendarzowych).
• Wykonania badań specjalistycznych, zabiegów leczniczych lub usprawniających, a także uzyskania zaopatrzenia ortopedycznego (jeżeli czynności te nie mogą być wykonane poza godzinami pracy).

6. Weryfikacja ważności orzeczeń

Styczeń to czas na audyt teczek osobowych pod kątem dat:

• Jeśli orzeczenie wygasa w trakcie 2026 roku, należy przypomnieć pracownikowi o konieczności dostarczenia nowego dokumentu, aby zachować ciągłość uprawnień.
• Jeżeli pracownik dostarczy nowe orzeczenie (kontynuację), uprawnienia do urlopu dodatkowego są zachowywane bez konieczności ponownego "wyczekiwania" roku.

7. Czas pracy i przerwy

Przy weryfikacji planów pracy na nowy rok należy pamiętać, że:

• Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo (stopień lekki) lub 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (stopień umiarkowany i znaczny).
• Osoba niepełnosprawna ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Czas przerwy wynosi 15 minut i jest wliczany do czasu pracy.

8. Tworzenie Planu Urlopów

Pracodawca jest zobowiązany do ustalenia planu urlopów, chyba że zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na jego brak lub w firmie nie działają związki zawodowe (wówczas terminy ustala się w porozumieniu z pracownikiem).

Kluczowe zasady tworzenia planu:

Zgodnie z polskim Kodeksem pracy oraz dobrą praktyką zarządzania zespołem, planowanie urlopów powinno uwzględniać następujące zasady:

• Minimalna długość wypoczynku (Zasada 14 dni)

To najważniejsza zasada wynikająca bezpośrednio z art. 162 Kodeksu pracy. Jeśli urlop jest dzielony na części, przynajmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

• Ważne: Do tych 14 dni wlicza się nie tylko dni robocze, ale także weekendy oraz święta przypadające w trakcie urlopu.
• Przykład: 10 dni roboczych urlopu + dwa przylegające weekendy dają łącznie 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.

Ile dni należy zaplanować na początku roku?

W większości firm stosuje się jedną z dwóch praktyk:

• Planowanie pełnej puli (Rekomendowane): Pracownik planuje wszystkie przysługujące mu dni (np. 20 lub 26 dni z nowego roku + dni zaległe). Pozwala to pracodawcy na pełne zabezpieczenie ciągłości procesów w firmie.
• Planowanie głównego wypoczynku: Pracownik ma obowiązek zaplanować przynajmniej ten jeden, główny 14-dniowy blok, a pozostałe dni (tzw. urlopy krótkie) zgłasza w trakcie roku z odpowiednim wyprzedzeniem.

Czego NIE planujemy w planie urlopów?

W planie urlopów nie uwzględnia się urlopu na żądanie (4 dni w roku kalendarzowym).

• Te 4 dni są częścią ogólnej puli (np. 26 dni), ale pracownik ma prawo zachować je na sytuacje nagłe, więc nie muszą być wpisane w roczny harmonogram.
• W praktyce planuje się zatem np. 22 dni (26 - 4 dni na żądanie) lub 16 dni (20 - 4 dni na żądanie).

Urlopy zaległe – priorytet

Jeśli pracownik posiada urlop zaległy z poprzedniego roku, wszystkie te dni powinny zostać zaplanowane w pierwszej kolejności. Przepisy wymagają, aby urlop zaległy został wykorzystany do 30 września. Dobrą praktyką jest narzucenie terminów na te dni już w styczniu, aby uniknąć masowych nieobecności we wrześniu.

9. Weryfikacja dodatkowych uprawnień (Nowelizacje)

Warto przypomnieć pracownikom o nowych (wprowadzonych w 2023 r.) lub rzadszych formach zwolnień:

• Zwolnienie z powodu siły wyższej: 2 dni lub 16 godzin (płatne 50%).
• Urlop opiekuńczy: 5 dni (bezpłatny, na opiekę nad członkiem rodziny).
• Opieka nad dzieckiem (art. 188 KP): 2 dni lub 16 godzin (płatne 100%). Styczeń to moment na złożenie oświadczenia, czy pracownik zamierza korzystać z tego uprawnienia w dniach czy w godzinach.

10. Komunikacja wewnętrzna

Skuteczna weryfikacja wymaga jasnych komunikatów do zespołu:

1. Poinformowanie pracowników o liczbie dni zaległych i bieżących.
2. Wyznaczenie terminu na złożenie wstępnych planów urlopowych (np. do końca stycznia lub połowy lutego).
3. Przypomnienie o zasadach zgłaszania urlopów "na żądanie" (4 dni w roku wliczone w ogólną pulę).

Podsumowanie

Początek roku kalendarzowego jest zatem pełny dodatkowych zadań dla kadrowców: od rozliczeń pit11, przez weryfikację urlopów, oświadczeń o dochodach, rozliczeń z ZUS i PFRON, aktualizacje wskaźników płacowych, tworzenie nowych aneksów i umów, weryfikację czasu pracy. Styczeń to dla działów kadr i płac (HR & Payroll) najbardziej intensywny miesiąc w roku. Skumulowanie obowiązków sprawozdawczych, rozliczeniowych i planistycznych wymaga doskonałej organizacji pracy.