Ukryta data w KSeF. Jeśli przegapisz to w swojej firmie, będziesz mieć kłopoty

Najważniejszy termin KSeF już 1 lutego. To wtedy tak naprawdę zacznie się rewolucja w fakturach Fot. PawelKacperek / Shutterstock

Większość przedsiębiorców wyczekuje (a raczej obawia się) kwietnia, kiedy ustawowo zacznie ich obowiązywać Krajowy System e-Faktur. Prawdziwa rewolucja uderzy jednak dwa miesiące wcześniej. KSeF kryje w sobie "pułapkę", która może sparaliżować obieg dokumentów nieprzygotowanych firmach.

Krajowy System e-Faktur będzie centralną, państwowa platformą, przez którą będą przechodzić wszystkie rozliczenia. Papierowe faktury czy pliki wysyłane mailami przejdą do historii, a każda operacja zyska unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez system. Bez tego dokument nie będzie uznawany za oficjalnie wystawiony ani dostarczony.

KSeF w 2026. Dlaczego to rewolucja w każdej firmie?

Z oficjalnych zapowiedzi wynika, że system wymusi przejście na ustandaryzowany plik XML, co na zawsze zmieni sposób rozliczania transakcji. Z założenia nowa technologia oznacza potężne przyspieszenie obiegu pieniądza i informacji.

Dzięki szybszej weryfikacji danych przez urzędy, podstawowy termin zwrotu VAT skróci się do zaledwie 40 dni. Eksperci zapewniają, że to także gwarancja bezpieczeństwa, ponieważ faktury będą przechowywane w cyfrowym archiwum przez okrągłe 10 lat.

Największą korzyścią dla przedsiębiorców będzie jednak pełna automatyzacja, bo dane z kosztów trafią bezpośrednio do programów księgowych bez konieczności ich ręcznego wpisywania. W teorii brzmi to pięknie, ale w praktyce może oznaczać masę problemów. Przynajmniej na początku.

Najważniejsze terminy KSeF. Kalendarium zmian

Dlaczego 1 lutego to krytyczny moment dla całego biznesu?

Prawdziwym sprawdzianem dla rynku będzie nie kwiecień, ale 1 lutego 2026 roku. Co prawda mniejsi przedsiębiorcy mają czas na wystawianie własnych dokumentów do wiosny, ale już od lutego będą musieli odbierać e-faktury od rynkowych gigantów.

Jak podkreślają eksperci z platformy fillup k24, to właśnie wtedy m.in. dostawcy energii, operatorzy telekomunikacyjni, stacje paliw czy firmy leasingowe zaczną wysyłać faktury wyłącznie przez KSeF.

"Brak przygotowania w tym terminie może skutkować m.in. opóźnieniami w księgowaniu faktur i w płatnościach" – ostrzega Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych.

Jeśli więc narzędzia w twojej firmie nie będą gotowe na pobieranie tych danych, możesz po prostu stracić kontrolę nad kosztami. I to nawet jeśli ustawowo musisz być przygotowany dopiero na 1 kwietnia 2026. To jest właśnie ta "pułapka" całej rewolucji, bo nie jest to jasno wyjaśnione i podkreślone w oficjalnych komunikatach.

Jak przygotować się na KSeF w firmie? Jak najszybciej

Eksperci z fillup k24 tłumaczą, że prawidłowe wdrożenie KSeF wymaga sprawdzenia nie tylko oprogramowania, ale całego procesu biznesowego: od wystawienia faktury po archiwizację.

Koniecznie trzeba sprawdzić obieg dokumentów wewnątrz firmy oraz sposób wymiany danych z biurem rachunkowym. Nie warto czekać z testami, ponieważ system musi działać stabilnie w oparciu o aktualną, ustandaryzowaną strukturę logiczną faktury FA(3). Więcej szczegółów technicznych jest na stronie rządu.

Co więc zrobić (najlepiej już teraz) według specjalistów? Trzeba podjąć następujące kroki:

"Czas na przygotowanie do KSeF jest krótszy, niż się wydaje" – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24. Firmy, które już teraz zaczną operacyjnie korzystać z systemu, unikną chaosu i paraliżu w księgowości, który w lutym niemal na 100 proc. dotknie wszystkich spóźnialskich.