Nie wykorzystałeś urlopu w 2025 roku? Oto co mówi prawo, firmy mogą się doigrać

Nieodłącznym elementem stosunku pracy jest prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Choć zasady jego przyznawania i wykorzystania wydają się proste, w praktyce na przełomie roku kalendarzowego często pojawia się problem zaległych dni wolnych. Wchodząc w 2026 rok, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy muszą pamiętać o bezwzględnych terminach i konsekwencjach wynikających z Kodeksu pracy. W jaki sposób przepisy regulują tę kwestię i co grozi firmom, które nie dopilnują formalności?

Urlop wypoczynkowy to nie przywilej, a obowiązek pracodawcy

Zbliża się koniec roku, a wraz z nim powraca temat niewykorzystanego urlopu. Wielu pracodawców w tym czasie delikatnie zachęca swoich pracowników do wzięcia przysługujących dni wolnych - nie bez powodu. Podstawowe prawo do urlopu wypoczynkowego jest jedną z fundamentalnych zasad polskiego prawa pracy, uregulowaną w Kodeksie pracy. Urlop ten ma na celu regenerację sił pracownika, jest prawem niezbywalnym i nie można się go zrzec. Prawo do urlopu nabywa się z upływem każdego roku kalendarzowego, a wymiar urlopu jest uzależniony od stażu pracy. Choć to pracownik składa wniosek o urlop, należy pamiętać, że to pracodawca ostatecznie decyduje o jego terminie, uwzględniając jednocześnie wnioski pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

fot. ricardorv30/pixabay

Standardowa długość urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni (przy stażu pracy krótszym niż 10 lat) lub 26 dni (przy stażu co najmniej 10 lat). Co kluczowe, urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, wyłączając niedziele, święta oraz dni wolne od pracy wynikające z rozkładu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Co ważne, pracownik w ramach przysługującego urlopu wypoczynkowego może wykorzystać 4 dni jako urlop na żądanie. Dni te nie przechodzą na kolejny rok - jeśli nie zostaną wykorzystane, zostaną zaliczone do standardowego urlopu wypoczynkowego w następnym roku.

Tworzenie rezerw na niewykorzystany urlop obciąża wyniki finansowe firmy, a odejście pracownika wiąże się z koniecznością wypłaty ekwiwalentu, co generuje dodatkowe koszty. Dlatego wykorzystanie urlopu jeszcze przed końcem roku przynosi wymierne korzyści - nie tylko dla pracownika, który może odpocząć, ale także dla samej firmy. Ignorowanie przepisów w tym zakresie może jednak słono kosztować przedsiębiorstwa, narażając je na konsekwencje finansowe i prawne, a przy tym wywołując frustrację wśród personelu.

Zaległy urlop wypoczynkowy. Co zrobić, gdy firma zbyt długo zwleka z przyznaniem urlopu?

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy to, mówiąc najprościej, ta część przysługującego urlopu za dany rok kalendarzowy, która nie została odebrana przez pracownika do końca tego roku. W praktyce oznacza to, że z dniem 1 stycznia danego roku staje się on urlopem zaległym. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi tego zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. 

W sytuacji, gdy stosunek pracy ustaje, pracownik ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jest to świadczenie, które pracodawca musi wypłacić w dniu zakończenia umowy, jeśli pracownikowi zostały jeszcze jakieś dni urlopowe, niezależnie od tego, czy są to dni bieżące, czy zaległe. Prawo do tego ekwiwalentu dotyczy urlopu za dany rok i lat ubiegłych, byleby nie doszło do przedawnienia roszczenia.

Choć niewykorzystanie urlopu w terminie jest formalnie naruszeniem przepisów, sam pracownik nie ponosi z tego tytułu kary. Odpowiedzialność spoczywa głównie na pracodawcy, który jest zobowiązany prawnie do terminowego udzielenia urlopu. Jeśli pracodawca nie dopilnuje terminu do końca września, podlega karze grzywny. Jest to moment, w którym teoretycznie spokojna kwestia staje się potencjalnym polem konfliktu i ryzyka prawnego dla firmy.

fot. Marek BAZAK/East News

Co z zaległym urlopem wypoczynkowym? Prawo jest jasne, ale firmy wciąż ryzykują

W obliczu restrykcyjnych regulacji prawnych oraz ryzyka wysokich kar finansowych, polityka urlopowa w firmach wymaga szczególnej staranności. Pracodawcy muszą pamiętać, że niewykorzystany urlop to nie tylko kwestia formalna - to ustawowy obowiązek, który trzeba zrealizować w ściśle określonym terminie, czyli do 30 września.  Prawo w tej kwestii nie pozostawia pola do dowolnej interpretacji.

Co grozi przedsiębiorcy, który nie udzieli zaległego urlopu wypoczynkowego na czas? Takie zaniedbanie stanowi naruszenie przepisów Kodeksu pracy i może skutkować nałożeniem przez Państwową Inspekcję Pracy kary grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Należy przy tym pamiętać, że roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy, w tym o ekwiwalent za niewykorzystany urlop, przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Oznacza to, że jeśli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu, pracownik ma trzy lata na dochodzenie swoich praw, co jest niezwykle ważnym zabezpieczeniem dla personelu i dodatkowym obciążeniem prawnym dla przedsiębiorstwa.