4 dni temu
5
Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wchodzi w decydującą fazę. Po okresie niepewności regulacyjnej i technicznej wiele firm deklaruje gotowość do przejścia na fakturowanie ustrukturyzowane, jednak praktyka pokazuje, że rzeczywisty poziom przygotowania bywa znacznie bardziej zróżnicowany. Opóźnienia w publikacji szczegółowych danych technicznych oraz zmiany w specyfikacjach sprawiły, że część rozwiązań dostępnych dziś na rynku nie pozwala na wykonanie pełnych testów w warunkach zbliżonych do produkcyjnych. W konsekwencji przedsiębiorcy często opierają się na założeniach, a nie na sprawdzonych procesach.
KSeF to nie tylko projekt IT
Na poziomie operacyjnym KSeF nie jest wyłącznie projektem IT. To zmiana obejmująca obieg dokumentów, autoryzacje, odpowiedzialność pracowników, relacje z kontrahentami oraz integrację z rozliczeniami podatkowymi. Brak spójnych procedur, nieprzygotowane zespoły czy niewystarczające zasoby mogą prowadzić do sytuacji, w której system formalnie „działa”, ale faktycznie nie zapewnia ciągłości fakturowania – np. nie pozwala na terminowe wystawienie lub odbiór dokumentów, poprawną obsługę korekt czy zarządzanie uprawnieniami.
Ryzyko dla firm
Szczególne ryzyko dotyczy firm, które zakładają, że ewentualne problemy zostaną „rozwiązane później”, powołując się na pojawiające się w przestrzeni publicznej tezy o łagodnym podejściu organów w początkowym okresie obowiązywania KSeF. Tymczasem brak gotowości może skutkować nie tylko sankcjami finansowymi, ale również odpowiedzialnością osobistą osób zarządzających obiegiem dokumentów oraz konsekwencjami w zakresie rozliczeń VAT. Niewystarczające dostosowanie systemów może wpływać także na poprawność raportowania JPK, a tym samym zwiększać ryzyko sporów z administracją skarbową.
Relacje z kontrahentami, którzy wdrożą KSeF
Dodatkowym wyzwaniem pozostaje zarządzanie relacjami z kontrahentami, którzy będą wdrażać KSeF w różnym tempie i na różnych poziomach zaawansowania. Brak jednolitych standardów komunikacji oraz procedur awaryjnych w przypadku problemów technicznych – zarówno po stronie podatnika, jak i po stronie administracji – może prowadzić do zatorów w obiegu dokumentów i sporów o moment powstania obowiązku podatkowego.
Na obecnym etapie kluczowe staje się nie tylko „posiadanie rozwiązania do KSeF”, lecz realne przetestowanie procesów, określenie odpowiedzialności, przygotowanie scenariuszy rezerwowych oraz weryfikacja wpływu nowego modelu fakturowania na całość rozliczeń podatkowych i operacyjnych. KSeF jest zmianą systemową – jej niedocenienie może oznaczać nie tylko problemy techniczne, ale także poważne ryzyka biznesowe.
Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Dalszy ciąg materiału pod wideo
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
English (US) · 
Polish (PL) ·