Dlaczego outsourcing stał się standardem w polskich szpitalach?

Tak duża skala pokazuje, że sam outsourcing nie jest rozwiązaniem marginalnym, lecz stanowi ważny element organizacji pracy wielu szpitali. W praktyce jest on często odpowiedzią na ograniczenia kadrowe czy finansowe, z którymi mierzą się placówki.

Zmiana roli – z wykonawcy na odbiorcę usługi

- Przez lata outsourcing w szpitalach kojarzył się głównie z próbą szukania oszczędności. Tymczasem w swojej podstawowej definicji outsourcing usług oznacza przede wszystkim przekazanie określonych zadań wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu, który przejmuje odpowiedzialność za ich organizację i wykonanie – mówi Paweł Gudwański, dyrektor portfela produktów Patient Care w Grupie Impel.

Paweł Gudwański, Grupa Impel

W praktyce wydzielenie usług na zewnątrz oznacza istotną zmianę perspektywy. Szpital zamiast samodzielnie rekrutować personel, zarządzać grafikami pracy, dbać o dostępność środków czy sprzętu, staje się odbiorcą usługi, który definiuje standard i egzekwuje efekt. Realizacja, ciągłość obsady, szkolenia czy dostęp do narzędzi leżą już po stronie wykonawcy. Innymi słowy: outsourcing zdejmuje ze szpitala ciężar operacyjny, a jednocześnie pozwala mu zachować nadzór nad efektem podejmowanych działań.

- Korzystanie z outsourcingu powoduje, że szpital przyjmuje zupełnie inną rolę w obszarze utrzymania czystości i higieny. Z wykonawcy staje się odbiorcą usługi. Jego zadaniem jest nadzorować, sprawdzać, czy usługa jest właściwie wykonana, a nie organizować wszystko od podstaw – podkreśla Paweł Nawrot, dyrektor segmentu Ochrony zdrowia.

Potrzeba dialogu

Paweł Gudwański dodaje, że przez lata była tworzona narracja, zgodnie z którą często outsourcing uznawano za zło konieczne, jako rozwiązanie wdrażane głównie z powodu oszczędności.

- Warto jednak pamiętać, że outsourcer jako partner realizuje usługę zgodnie z wymogami szpitala, odpowiadając na jego potrzeby. Jeśli szpitalowi zależy na aspektach ekonomicznych, to zgodnie z tym kierunkiem będzie realizowana usługa. To szpital definiuje cel i charakter usługi, a następnie rozlicza z realizacji dostawcę – mówi Paweł Gudwański z Grupy Impel.

W prawidłowym modelu outsourcingu szpital aktywnie współtworzy warunki świadczenia usługi. Ustawa Prawo zamówień publicznych umożliwia prowadzenie konsultacji rynkowych już na etapie przygotowania postępowania, dzięki czemu zamawiający może poznać różne podejścia do organizacji usług pomocowych i porównać oferowane rozwiązania.

Paweł Nawrot, Grupa Impel

- Takie podejście otwiera przestrzeń do dialogu między szpitalem a wykonawcą, w którym strony wspólnie określają sposób organizacji procesu, standardy jakościowe czy model zatrudnienia. Rola podmiotu zewnętrznego polega na przedstawieniu propozycji i wystawieniu rekomendacji opartych na doświadczeniu operacyjnym, natomiast ostateczne decyzje zapadają po stronie szpitala. W efekcie powstaje usługa zaprojektowana zgodnie z potrzebami danej placówki - nie narzucona, lecz ustalona wspólnie ze szpitalem – mówi Paweł Nawrot.

Specjalizacja, zaplecze zakupowe i przewaga organizacyjna wykonawcy

W rozmowach o outsourcingu usług pomocowych istotne też jest właściwe zrozumienie, czym dziś są profesjonalne usługi utrzymania czystości w środowisku szpitalnym.

- Pod pojęciem tych usług kryje się szereg wysokospecjalistycznych działań, które wykraczają daleko poza proste czynności porządkowe. Usługa wymaga przestrzegania procedur sanitarno-epidemiologicznych, stosowania odpowiednich technik mycia i dezynfekcji, prowadzenia dokumentacji, ale też zapewnienia ciągłości obsady i dostępności materiałów – wymienia Paweł Nawrot z Grupy Impel.

Eksperci dodają, że na dzisiejszym etapie rozwoju usług firmy outsourcingowe korzystają z aplikacji wspierających monitorowanie wykonania zadań, zlecania zadań, optymalizowanie pracy zespołów czy raportowanie.

- Jako firma specjalizująca się w usługach utrzymania czystości dla szpitali, korzystamy na co dzień z oprogramowania, które wspomaga realizację zadań i pozwala kontrolować przebieg usługi. Szpitale zwykle nie są w stanie ponieść kosztów projektowania, zakupu i utrzymania takich narzędzi. Wymaga to dodatkowych inwestycji i zasobów, które z perspektywy podmiotów leczniczych są tylko jedną z wielu potrzeb szpitali – mówi Paweł Gudwański.

Outsourcing eliminuje także konieczność prowadzenia przetargów na każdą zmianę sprzętu czy zakup dodatkowych środków potrzebnych do utrzymania czystości. W razie wzrostu zapotrzebowania na dane środki to wykonawca reaguje operacyjnie - zapewnia materiał, koordynuje logistykę dostaw, dobiera technologię i bierze odpowiedzialność za parametry jakościowe.

- Duża skala działania sprawia, że firmy outsourcingowe mogą korzystać z przewagi zakupowej, wdrażać nowe rozwiązania w znacznie krótszym cyklu decyzyjnym i utrzymywać ciągłość usługi nawet przy nagłych zmianach warunków. Szpital natomiast ma obowiązek prowadzenia postępowań przetargowych na zakup środków czy sprzętu, co wydłuża proces i utrudnia szybkie reagowanie – podsumowuje Paweł Nawrot.